El Instituto Sidarta es una institución educativa reconocida por su propuesta pedagógica innovadora. Al cierre de cada semestre, los padres se reúnen con los profesores para conversar sobre el desempeño de sus hijos, y organizar esas reuniones era una operación altamente compleja: los padres llamaban a la secretaría, que consultaba manualmente la agenda de cada profesor intentando encontrar espacios, respetando el límite de cinco agendamientos por alumno.
Con eAgenda, de Mupi Systems, el flujo fue automatizado de punta a punta. Alumnos, grupos y profesores se registran en la plataforma, las agendas de los profesores quedan integradas con Google Calendar y las reglas de límite se configuran en el sistema. El padre accede a un sitio exclusivo con el correo institucional del alumno y una contraseña definida por la institución, visualiza los profesores disponibles y realiza sus agendamientos, hasta el límite de cinco por alumno.
Por cada reunión agendada, el link de Google Meet se genera y comunica automáticamente a padres y profesores. Lo que antes exigía llamadas, encajes manuales y envío de links uno por uno pasó a ser un proceso totalmente automatizado, reduciendo drásticamente el trabajo de la secretaría.
Información del Proyecto
Cliente:
Instituto Sidarta
Duración:
Implementación continua
Categoría:
Educación
Solución:
eAgenda
Automatizar las reuniones de padres y profesores del cierre de semestre del Instituto Sidarta, del agendamiento online por los padres, con reglas y límites por alumno, a la generación automática de los links de Google Meet.
1. Agendamiento por teléfono en la secretaría
Los padres llamaban a la secretaría, que debía consultar la agenda de cada profesor individualmente para encajar cada reunión. Con eAgenda, el padre accede a un sitio exclusivo con el correo institucional del alumno y una contraseña predefinida, ve la lista de profesores con su disponibilidad y agenda por sí mismo, sin pasar por la secretaría.
2. Reglas y límites por alumno
Cada alumno tiene derecho a cinco agendamientos en total, y controlar eso manualmente entre muchos profesores era laborioso y propenso a errores. En la plataforma, alumnos, grupos y profesores están registrados y el límite se aplica automáticamente: el padre repite el proceso con cada profesor elegido hasta completar sus cinco agendamientos.
3. Links de reunión manuales
Antes, además de los encajes, la secretaría generaba manualmente cada link de reunión y lo enviaba a padres y profesores. Con las agendas de los profesores integradas con Google Calendar, los links de Google Meet pasaron a generarse automáticamente en cada agendamiento, con la comunicación hecha por la propia plataforma.
Plataforma Principal
eAgenda - Agendamiento Online
Funcionalidades
Integración con Google Calendar y Meet
Reglas de Límite por Alumno
Acceso de las Familias con Login Institucional
Las reuniones de cierre de semestre del Instituto Sidarta pasaron a funcionar de forma totalmente automatizada, del agendamiento al link de la reunión.
Padres Autónomos
Agendamientos hechos online con el correo institucional del alumno
Reglas Automáticas
Límite de cinco agendamientos por alumno aplicado por el sistema
Agendas Integradas
Disponibilidad de los profesores sincronizada con Google Calendar
Links Automáticos
Google Meet generado y comunicado en cada reunión agendada
Conclusión
El case del Instituto Sidarta muestra a eAgenda resolviendo una operación pedagógica de alta complejidad. Lo que era una temporada de llamadas, encajes manuales y envío de links uno por uno se convirtió en un flujo automatizado de punta a punta, que devolvió tiempo a la secretaría y dio autonomía a las familias, preservando las reglas de la institución.
Principales Desafíos
Agendamiento por teléfono en la secretaría
Padres agendando online, sin llamadas ni encajes manuales
Reglas y límites por alumno
Límite de cinco agendamientos por alumno aplicado automáticamente
Links de reunión manuales
Links de Google Meet generados y comunicados automáticamente
Automatice las reuniones de su institución educativa
Descubra cómo eAgenda organiza reuniones de padres y profesores con reglas por alumno y links de Meet automáticos.